Mẫu đơn xin trích lục thửa đất hay còn được gọi là phiếu yêu cầu cung cấp thông tin, dữ liệu đất đai, được sử dụng khi cá nhân, tổ chức có nhu cầu khai thác thông tin, dữ liệu về thửa đất, trong đó có trích lục bản đồ, từ cơ sở dữ liệu đất đai do Nhà nước quản lý.
Việc yêu cầu cung cấp thông tin, dữ liệu đất đai không chỉ phục vụ nhu cầu kiểm tra thông tin thửa đất mà còn có thể được thực hiện nhằm phục vụ các giao dịch về quyền sử dụng đất, xác minh hiện trạng và thông tin pháp lý của thửa đất, giải quyết tranh chấp, thực hiện thủ tục thừa kế hoặc các nhu cầu hợp pháp khác. Theo thủ tục hành chính hiện hành, tổ chức, cá nhân có thể nộp phiếu yêu cầu hoặc văn bản yêu cầu tại cơ quan có thẩm quyền cung cấp thông tin, dữ liệu đất đai theo quy định.
Điểm chính trong bài
- Trích xuất dữ liệu ranh giới, diện tích và hồ sơ địa chính chuẩn xác.
- Kê khai đúng thông tin định danh thửa đất và mục đích sử dụng dữ liệu.
- Chuẩn bị đầy đủ giấy tờ tùy thân và tài liệu chứng minh quyền lợi.
- Nộp hồ sơ trực tiếp tại cơ quan đăng ký đất đai có thẩm quyền.
Khi thực hiện thủ tục hành chính hoặc giải quyết các vấn đề liên quan đến đất đai, việc sử dụng đúng biểu mẫu là bước quan trọng để hồ sơ được tiếp nhận và xử lý thuận lợi. Trong thực tế, văn bản này thường được gọi là “phiếu yêu cầu trích lục thửa đất”; tuy nhiên, tên gọi theo quy định pháp luật hiện hành là “phiếu yêu cầu cung cấp thông tin, dữ liệu đất đai”.
1. Đơn xin trích lục thửa đất được sử dụng trong những trường hợp nào?
Trích lục thửa đất là một thủ tục thường gặp trong lĩnh vực đất đai, được thực hiện khi cá nhân, tổ chức có nhu cầu thu thập dữ liệu kỹ thuật, pháp lý như tra cứu, xác minh thông tin về thửa đất (diện tích, kích thước, hiện trạng mốc giới,…) và quyền sử dụng đất. Tuy nhiên, không phải ai cũng hiểu rõ trích lục thửa đất để làm gì, trường hợp nào cần thực hiện và hồ sơ, thủ tục được tiến hành ở đâu.
Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn làm rõ mục đích, trường hợp áp dụng và quy trình thực hiện thủ tục trích lục thửa đất theo quy định hiện hành.
Thực tế cho thấy nhu cầu yêu cầu cung cấp thông tin, dữ liệu đất đai và làm thủ tục xin trích lục thửa đất thường phát sinh khá phổ biến và rộng rãi trong trong các quá trình giao dịch và giải quyết các vấn đề pháp lý liên quan đến đất đai.
Trước khi ký hợp đồng chuyển nhượng, tặng cho quyền sử dụng đất, việc trích lục và kiểm tra thông tin thửa đất giúp các bên đối chiếu diện tích, vị trí, ranh giới và các thông tin địa chính với giấy tờ đang có, từ đó hạn chế rủi ro phát sinh do sai lệch thông tin hoặc nhầm lẫn về thửa đất.
Đối với tranh chấp về ranh giới liền kề, diện tích hoặc vị trí thửa đất, thông tin, dữ liệu địa chính và bản đồ địa chính là nguồn tài liệu, chứng cứ quan trọng để các bên có cơ sở đối chiếu, xác minh hiện trạng và quá trình quản lý thửa đất. Bên cạnh đó, việc cung cấp thông tin, dữ liệu đất đai hoặc trích lục bản đồ còn có thể được thực hiện để phục vụ đăng ký biến động đất đai, cấp đổi hoặc cấp lại Giấy chứng nhận, giải quyết thừa kế, phân chia quyền sử dụng đất và các nhu cầu hợp pháp khác.
2. Các nội dung bắt buộc phải có trong mẫu đơn xin trích lục thửa đất
Mẫu đơn xin trích lục thửa đất bắt buộc phải có đầy đủ thông tin cá nhân của người nộp đơn, các thông số kỹ thuật định danh thửa đất và mục đích cụ thể của việc khai thác dữ liệu. Cơ quan quản lý sẽ căn cứ vào các trường thông tin này để tra cứu và phản hồi kết quả.
Theo quy định tại khoản 1 Phần VI Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định 151/2025/NĐ-CP, tổ chức, cá nhân có nhu cầu khai thác thông tin, dữ liệu đất đai nộp “Phiếu yêu cầu cung cấp thông tin, dữ liệu đất đai” theo Mẫu số 14 tại Phụ lục II ban hành kèm theo Nghị định 151/2025/NĐ-CP. Phiếu yêu cầu phải thể hiện đầy đủ thông tin của người yêu cầu, thông tin thửa đất và nội dung dữ liệu cần cung cấp, đồng thời xác định mục đích sử dụng thông tin và phương thức nhận kết quả.
Việc nắm rõ hướng dẫn viết đơn trích lục đất đai giúp người yêu cầu tránh được tình trạng bị trả lại hồ sơ do kê khai thiếu hoặc không thống nhất thông tin. Từng phần nội dung cần được trình bày mạch lạc và chuẩn xác.
Ngoài ra, kê khai chính xác, thống nhất các thông tin này là cơ sở để cơ quan có thẩm quyền xác định đúng đối tượng, phạm vi dữ liệu cần cung cấp và giải quyết yêu cầu. Đặc biệt lưu ý rằng “thông tin, dữ liệu đất đai chỉ được sử dụng đúng mục đích như đã ghi trong phiếu yêu cầu cung cấp thông tin hoặc văn bản yêu cầu hoặc hợp đồng và không được cung cấp để sử dụng vào mục đích khác”.
2.1. Thông tin người yêu cầu và dữ liệu định danh thửa đất
Người yêu cầu cần kê khai họ tên, thông tin định danh, địa chỉ và thông tin liên hệ theo nội dung của phiếu yêu cầu. Trường hợp người yêu cầu là tổ chức, cần ghi đầy đủ tên tổ chức, thông tin đăng ký và thông tin của người đại diện theo biểu mẫu. Việc kê khai chính xác giúp cơ quan có thẩm quyền xác định đúng chủ thể và tiếp nhận, xử lý yêu cầu.
Về dữ liệu thửa đất, bạn cần điền rõ số hiệu thửa đất, số tờ bản đồ địa chính và địa chỉ nơi có đất. Trường hợp chưa nắm rõ số tờ, số thửa do giấy tờ cũ bị mờ hoặc thất lạc, bạn có thể ghi địa chỉ chi tiết kèm theo thông tin của chủ sử dụng đất qua các thời kỳ để cơ quan chuyên môn hỗ trợ tra cứu trên hệ thống lưu trữ.
Đối với thửa đất, cần cung cấp các thông tin để xác định chính xác đối tượng cần tra cứu, như số tờ bản đồ, số thửa và địa chỉ thửa đất. Trường hợp không có đầy đủ thông tin về số tờ, số thửa, người yêu cầu nên cung cấp địa chỉ thửa đất và các thông tin khác mà mình có để cơ quan tiếp nhận có cơ sở tra cứu, xác định dữ liệu theo yêu cầu.
2.2. Mục đích yêu cầu cung cấp thông tin và dữ liệu địa chính
Mục đích yêu cầu là căn cứ để cơ quan đăng ký đất đai xem xét tính hợp pháp và phạm vi thông tin được phép cung cấp. Người yêu cầu cần trình bày lý do rõ ràng. Mục đích có thể gắn với nhu cầu xác minh thông tin thửa đất, thực hiện giao dịch về quyền sử dụng đất, giải quyết tranh chấp, thực hiện thủ tục đăng ký đất đai, thừa kế hoặc nhu cầu hợp pháp khác.
Tại phần nội dung thông tin, dữ liệu đề nghị cung cấp, người yêu cầu cần xác định cụ thể loại dữ liệu cần khai thác, chẳng hạn trích lục bản đồ, thông tin thửa đất, lịch sử biến động hoặc các thông tin, dữ liệu đất đai khác theo nội dung được cung cấp trong biểu mẫu. Việc ghi rõ yêu cầu giúp cơ quan có thẩm quyền xác định chính xác phạm vi dữ liệu cần tra cứu và cung cấp.
Tham khảo mẫu đơn xin trích lục thửa đất: TẠI ĐÂY
3. Hồ sơ và quy trình nộp đơn xin trích lục tại cơ quan thẩm quyền
Thủ tục xin trích lục thửa đất được thực hiện thông qua việc nộp hồ sơ yêu cầu cung cấp dữ liệu địa chính tại cơ quan đăng ký đất đai có thẩm quyền. Người yêu cầu chuẩn bị phiếu với đầy đủ nội dung cần thiết và nộp tại cơ quan, đơn vị có thẩm quyền cung cấp thông tin, dữ liệu đất đai. Cơ quan tiếp nhận sẽ kiểm tra tính hợp lệ và xử lý trả kết quả theo trình tự, thủ tục và thẩm quyền được pháp luật quy định.
Để quy trình diễn ra thuận lợi, người dân cần chuẩn bị đầy đủ bộ hồ sơ xin trích lục thông tin đất đai bao gồm:
- Đơn xin trích lục (phiếu yêu cầu cung cấp thông tin, dữ liệu đất đai) đã điền đầy đủ nội dung. (Mẫu số 14 tại Phụ lục II ban hành kèm theo Nghị định 151/2025/NĐ-CP)
- Bản sao căn cước công dân hoặc giấy tờ chứng minh tư cách pháp nhân.
- Các tài liệu liên quan đến thửa đất (như Giấy chứng nhận, giấy tờ về quyền sử dụng đất…) nếu có, để hỗ trợ xác định chính xác thửa đất cần tra cứu.
- Văn bản ủy quyền hợp pháp nếu không trực tiếp đi nộp hồ sơ.
Sau khi chuẩn bị xong, bạn nộp hồ sơ yêu cầu trực tiếp tại Bộ phận một cửa của chi nhánh văn phòng đăng ký đất đai hoặc Uỷ ban nhân dân cấp xã nơi có đất; nộp qua dịch vụ bưu chính hoặc trực tuyến trên Cổng Thông tin đất đai quốc gia, Cổng Dịch vụ công quốc gia, Cổng Dịch vụ công của Bộ Nông nghiệp và Môi trường, Cổng Dịch vụ công cấp tỉnh hoặc bằng phương thức điện tử khác theo quy định.
Cơ quan tiếp nhận sau đó sẽ xử lý và thông báo phí, giá sản phẩm, dịch vụ cung cấp thông tin đất đai cho tổ chức, cá nhân. Sau khi tổ chức, cá nhân thực hiện nộp phí, giá sản phẩm, dịch vụ cung cấp thông tin đất đai, cơ quan cung cấp thông tin, dữ liệu đất đai thực hiện cung cấp thông tin, dữ liệu đất đai theo yêu cầu.
Trường hợp cần đo đạc để thực hiện hồ sơ xin tách thửa đất, bạn có thể kết hợp yêu cầu trích đo địa chính để đồng bộ số liệu kỹ thuật. Sau khi hoàn tất nghĩa vụ tài chính theo quy định, cơ quan đăng ký đất đai sẽ bàn giao bản trích lục có dấu xác nhận.
4. Những lưu ý quan trọng để tránh bị từ chối đơn trích lục thửa đất
Khi thực hiện thủ tục yêu cầu cung cấp thông tin, dữ liệu đất đai, người yêu cầu cần kê khai đầy đủ, chính xác và rõ ràng các nội dung trong Phiếu yêu cầu. Theo thủ tục hiện hành, trường hợp từ chối cung cấp dữ liệu, cơ quan có thẩm quyền phải nêu rõ lý do và thông báo cho người yêu cầu.
Đơn xin trích lục thửa đất có thể bị cơ quan có thẩm quyền từ chối tiếp nhận hoặc yêu cầu chỉnh sửa nếu thông tin kê khai thiếu chính xác, mục đích không rõ ràng hoặc người nộp không đủ tư cách yêu cầu. Người thực hiện thủ tục cần rà soát kỹ các tiêu chí trước khi nộp.
Lỗi phổ biến nhất là ghi sai số tờ bản đồ hoặc số thửa đất do sử dụng tài liệu địa chính cũ chưa được cập nhật theo hệ thống bản đồ số mới. Khi số liệu không khớp với cơ sở dữ liệu hiện hành, chuyên viên thụ lý sẽ phải tạm dừng để xác minh, gây kéo dài thời gian xử lý.
Theo kinh nghiệm xử lý hồ sơ thực tế tại Luật Sư Khánh, chúng tôi nhận thấy nhiều người yêu cầu không chứng minh được quyền lợi liên quan khi xin dữ liệu về thửa đất đứng tên người khác. Cơ quan nhà nước có quyền từ chối cung cấp dữ liệu nếu nội dung yêu cầu thuộc phạm vi bảo vệ thông tin riêng tư hoặc không phục vụ mục đích chính đáng theo quy định của pháp luật đất đai.
Việc chuẩn bị mẫu đơn xin trích lục thửa đất chính xác và chuẩn bị đầy đủ hồ sơ kèm theo là bước đi cần thiết giúp mọi giao dịch, thủ tục pháp lý về bất động sản diễn ra suôn sẻ. Nếu bạn đang gặp vướng mắc về cách tra cứu số liệu thửa đất hoặc cần hỗ trợ làm việc với cơ quan chức năng, hãy liên hệ Luật Sư Khánh – Luật sư đất đai giỏi để được tư vấn và định hướng giải pháp phù hợp.
5. Câu hỏi thường gặp về Mẫu đơn xin trích lục thửa đất
Nộp đơn xin trích lục thửa đất ở đâu?
Người dân nộp đơn trực tiếp tại Văn phòng đăng ký đất đai hoặc Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai, bộ phận tiếp nhận và trả kết quả một cửa tại địa phương nơi có thửa đất cần tra cứu.
Người không đứng tên sổ đỏ có xin trích lục thửa đất được không?
Người không đứng tên trên giấy chứng nhận vẫn có quyền yêu cầu trích lục nếu có văn bản ủy quyền hợp pháp hoặc có văn bản đồng ý từ người chủ sử dụng đất. Ngoài ra còn phải lưu ý các trường hợp không cung cấp thông tin, dữ liệu đất đai
*Lưu ý: Nội dung bài viết chỉ mang tính tham khảo, không thay thế cho ý kiến tư vấn pháp lý chính thức. Tùy theo hồ sơ, chứng cứ, thời điểm áp dụng pháp luật và tình tiết cụ thể của từng vụ việc mà hướng xử lý có thể khác nhau. Để được hỗ trợ phù hợp, vui lòng liên hệ với chúng tôi để được tư vấn.
