Thủ tục hòa giải tranh chấp đất đai đúng và đầy đủ 2026

Tranh chấp đất đai là “tranh chấp về quyền, nghĩa vụ của người sử dụng đất giữa hai hoặc nhiều bên trong quan hệ đất đai” theo quy định tại khoản 47 Điều 4 Luật Đất đai 2024. Thủ tục hòa giải tranh chấp đất đai tại UBND cấp xã là thủ tục bắt buộc trước khi yêu cầu cơ quan có thẩm quyền giải quyết đối với tranh chấp về việc ai là người có quyền sử dụng đất, theo khoản 2 Điều 235 Luật Đất đai 2024 trước khi khởi kiện tại Toà án. Toàn bộ quy trình này được tiến hành trong thời hạn không quá 30 ngày kể từ ngày cơ quan có thẩm quyền tiếp nhận đơn yêu cầu hợp lệ.

Việc tham gia hòa giải tranh chấp đất đai tại UBND cấp xã không chỉ đơn thuần là quá trình thương lượng dân sự nhằm tìm kiếm tiếng nói chung giữa các bên, mà còn là bước quan trọng để làm rõ nguồn gốc đất, quá trình quản lý, sử dụng đất và căn cứ xác lập quyền sử dụng đất đang có tranh chấp.

Trong quá trình này, việc trình bày sự việc thiếu nhất quán, đưa ra yêu cầu không rõ ràng hoặc cung cấp tài liệu chưa được kiểm chứng có thể gây khó khăn cho việc chứng minh và bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của mình ở các giai đoạn giải quyết tiếp theo. Do đó, trước khi tham gia hòa giải, người có tranh chấp cần rà soát hồ sơ pháp lý về đất, hệ thống hóa các tài liệu, chứng cứ liên quan, xác định rõ yêu cầu và chuẩn bị lập luận phù hợp với quy định pháp luật.

Trường hợp vụ việc có tình tiết phức tạp, có nhiều bên liên quan hoặc phát sinh tranh chấp về ranh giới, nguồn gốc đất, giấy tờ chuyển nhượng, việc tham vấn luật sư ngay từ đầu sẽ giúp đánh giá đúng vị thế pháp lý, nhận diện rủi ro và lựa chọn phương án giải quyết phù hợp, qua đó hạn chế những bất lợi có thể phát sinh khi tranh chấp được đưa đến cơ quan có thẩm quyền.

1. Thủ tục hòa giải tranh chấp đất đai có bắt buộc thực hiện không?

Thủ tục hòa giải tranh chấp đất đai tại UBND cấp xã chỉ mang tính bắt buộc đối với dạng tranh chấp nhằm xác định ai là người có quyền sử dụng đất. Đối với các mâu thuẫn khác liên quan đến giao dịch hợp đồng hay phân chia di sản thừa kế, pháp luật cho phép đương sự khởi kiện thẳng ra Tòa án có thẩm quyền mà không bắt buộc phải qua cấp cơ sở.

Căn cứ khoản 2 Điều 235 Luật Đất đai 2024, “trước khi cơ quan nhà nước có thẩm quyền giải quyết tranh chấp đất đai theo Điều 236 của Luật này, các bên phải thực hiện hòa giải tại UBND cấp xã nơi có đất tranh chấp”. Đây là thủ tục cần đặc biệt lưu ý khi xác định điều kiện khởi kiện và phương thức giải quyết tranh chấp.

Do đó, có thể nhận định thủ tục hòa giải tranh chấp đất đai tại UBND cấp xã chỉ mang tính bắt buộc đối với dạng tranh chấp nhằm xác định ai là người có quyền sử dụng đất (quan hệ pháp luật chính ở đây là quan hệ pháp luật tranh chấp đất đai) và là điều kiện cần để cơ quan nhà nước có thẩm quyền tiếp tục giải quyết tranh chấp đất đai.

Đối với tranh chấp đất đai, có 02 loại hoà giải, cụ thể như sau:

• Hoà giải tự nguyện (hoà giải cơ sở) theo quy định của Luật Hoà giải cơ sở 2013

     Đây là dạng hoà giải được Nhà nước khuyến khích theo khoản 1, 3 Điều 235 Luật Đất đai 2024. Khi phát sinh tranh chấp đất đai, các bên có thể chủ động thương lượng, tự hòa giải hoặc lựa chọn hòa giải ở cơ sở thông qua hòa giải viên theo quy định của Luật Hòa giải ở cơ sở 2013 và cụ thể tại Nghị định 15/2014/NĐ-CP. Ngoài ra, pháp luật còn khuyến khích áp dụng hòa giải thương mại đối với tranh chấp phát sinh từ hoạt động thương mại liên quan đến đất đai và các cơ chế hòa giải hợp pháp khác. Đây là những phương thức giúp các bên tìm kiếm giải pháp trên cơ sở tự nguyện, hạn chế mâu thuẫn kéo dài và tiết kiệm thời gian, chi phí giải quyết tranh chấp.

• Hoà giải bắt buộc (tại Uỷ ban nhân dân cấp xã) theo quy định của Luật Đất đai 2024

     Đối với loại hoà giải bắt buộc này khác với loại trên. Trong khi hoà giải cơ sở dựa trên sự tự nguyện và được Nhà nước khuyến khích để các bên tự giải quyết vấn đề với nhau thì hoà giải bắt buộc tại UBND cấp xã là một bước bắt buộc theo khoản 2 Điều 235 Luật Đất đai 2024, các bên trong tranh chấp cần tuân thủ trước khi đi đến bước giải quyết tiếp theo. 

     Hoà giải bắt buộc được áp dụng đối với các tranh chấp về ranh giới/xác định ai là người có quyền sử dụng đất (tranh chấp đất đai). Còn đối với các tranh chấp liên quan đến quyền sử dụng đất nhưng không nhằm xác định chủ thể có quyền sử dụng đất thì không bắt buộc phải qua thủ tục này.

     Do đó, cần phân biệt tranh chấp về quyền sử dụng đất với tranh chấp phát sinh từ các giao dịch hoặc quan hệ dân sự có liên quan đến đất đai. Đối với tranh chấp mà bản chất là xác định ai có quyền sử dụng đất, việc hòa giải tại UBND cấp xã là thủ tục bắt buộc trước khi yêu cầu cơ quan có thẩm quyền giải quyết. Trong khi đó, đối với tranh chấp hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất, yêu cầu thực hiện nghĩa vụ thanh toán hoặc tranh chấp thừa kế mà đối tượng giải quyết là quyền, nghĩa vụ phát sinh từ quan hệ dân sự, không mặc nhiên phải thực hiện thủ tục hòa giải tại UBND cấp xã trước khi khởi kiện. Việc xác định có bắt buộc hòa giải hay không cần căn cứ vào bản chất tranh chấp và yêu cầu cụ thể của đương sự.

Trường hợp đã hoà giải bắt buộc tại UBND cấp xã nơi có đất tranh chấp nhưng không thành, thì giải quyết như sau:

Trường hợp hòa giải không thành, các bên có thể tiếp tục yêu cầu giải quyết tranh chấp theo đúng thẩm quyền và trình tự pháp luật quy định Điều 236 Luật Đất đai 2024. Cần lưu ý đối với tranh chấp đất đai, việc thực hiện thủ tục hòa giải bắt buộc, là trường hợp pháp luật yêu cầu và là điều kiện tiên quyết trước khi yêu cầu UBND hoặc Toà án có thẩm quyền giải quyết tranh chấp bởi nếu không thực hiện bước này, Tòa án sẽ trả đơn khởi kiện khi các bên nộp hồ sơ khởi kiện hoặc UBND cấp có thẩm quyền có thể từ chối tiếp nhận đơn đề nghị giải quyết tranh chấp đất đai dù thuộc thẩm quyền của những cơ quan này.

Vì vậy, trước khi nộp đơn khởi kiện, người có tranh chấp nên xác định đúng quan hệ pháp luật tranh chấp, đối chiếu các quy định về điều kiện khởi kiện và chuẩn bị đầy đủ tài liệu, chứng cứ liên quan. Trường hợp vụ việc đồng thời phát sinh tranh chấp về quyền sử dụng đất và tranh chấp về giao dịch dân sự, việc đánh giá đúng bản chất yêu cầu khởi kiện ngay từ đầu sẽ giúp hạn chế nguy cơ vụ án không được thụ lý do chưa đáp ứng điều kiện khởi kiện.

1.1. Các tranh chấp bắt buộc phải hòa giải tại UBND cấp xã

Nhóm vụ việc điển hình bắt buộc phải qua hòa giải tranh chấp đất đai tại UBND cấp xã bao gồm tranh chấp mâu thuẫn về ranh giới liền kề, mốc giới giữa các thửa đất; tranh chấp do một bên cho rằng bên kia, lấn chiếm đất thuộc quyền sử dụng hợp pháp của mình; tranh chấp mà các bên cùng đòi công nhận quyền sử dụng trên một diện tích đất. Trong loại tranh chấp này, bản chất mâu thuẫn là tranh chấp để xác định ai là người có quyền sử dụng đất.

Điểm cốt lõi để xác định nghĩa vụ hòa giải không chỉ nằm ở biểu hiện mâu thuẫn bên ngoài, mà ở bản chất yêu cầu giải quyết tranh chấp: các bên bất đồng về việc ai là người có quyền sử dụng hợp pháp đối với phần đất đang tranh chấp. Do đó, cần xem xét hồ sơ, nguồn gốc đất, quá trình quản lý và sử dụng đất, giấy tờ về quyền sử dụng đất cũng như yêu cầu cụ thể của các bên để xác định đúng loại tranh chấp và thủ tục pháp lý cần thực hiện.

Cơ quan tố tụng xem kết quả làm việc tại UBND cấp xã là điều kiện thụ lý đơn khởi kiện. Nếu đương sự nộp đơn trực tiếp tới Tòa án mà thiếu tài liệu này, hồ sơ sẽ bị trả lại để hoàn tất khâu đối thoại tiền tố tụng theo đúng quy định.

1.2. Những trường hợp tranh chấp không bắt buộc qua hòa giải cơ sở

Không phải mọi tranh chấp liên quan đến đất đai, nhà ở, bất động sản đều phải gửi đơn yêu cầu hoà giải về UBND cấp xã. Đối với tranh chấp phát sinh từ quan hệ hợp đồng hoặc quan hệ dân sự, chẳng hạn tranh chấp về hiệu lực hợp đồng chuyển nhượng, tặng cho, thế chấp quyền sử dụng đất; tranh chấp về nghĩa vụ thanh toán, hoàn trả tiền đặt cọc trong giao dịch nhà đất; hoặc tranh chấp về phân chia di sản thừa kế là quyền sử dụng đất, thủ tục hòa giải tại UBND cấp xã không mặc nhiên là điều kiện bắt buộc để khởi kiện.

Trong những trường hợp này, đương sự có thể khởi kiện trực tiếp tại Tòa án có thẩm quyền để yêu cầu giải quyết tranh chấp về giao dịch dân sự, hợp đồng dân sự. Tuy nhiên, cần căn cứ vào bản chất quan hệ pháp luật tranh chấp và yêu cầu cụ thể của đương sự để xác định chính xác thủ tục áp dụng. 

Đối với các quan hệ dân sự này, đương sự hoàn toàn có thể khởi kiện trực tiếp ra Tòa án có thẩm quyền để giải quyết theo quy định chung.

2. Trình tự thực hiện thủ tục hòa giải tranh chấp đất đai tại cấp xã

Thủ tục hòa giải tranh chấp đất đai tại UBND cấp xã được thực hiện qua các giai đoạn: (i) tiếp nhận và xem xét đơn yêu cầu; (ii) thẩm tra, xác minh nguồn gốc và quá trình sử dụng đất, thu thập tài liệu liên quan; (iii) thành lập Hội đồng hòa giải và (iv) tổ chức cuộc họp hòa giải với sự tham gia của các bên. Toàn bộ quy trình hòa giải tranh chấp đất đai này phải được tổ chức hoàn tất trong thời hạn không quá 30 ngày kể từ ngày đơn yêu cầu hợp lệ được thụ lý (điểm c khoản 2 Điều 235 Luật Đất đai 2024).

2.1. Hồ sơ yêu cầu và tiếp nhận đơn hòa giải

Người có yêu cầu hòa giải tranh chấp đất đai nộp đơn yêu cầu hoà giải tranh chấp đất đai tại UBND cấp xã nơi có đất tranh chấp, kèm theo các tài liệu, chứng cứ hiện có liên quan đến vụ việc. Tùy từng trường hợp, tài liệu có thể bao gồm Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, giấy tờ chuyển nhượng hoặc tặng cho, giấy tờ thừa kế, trích lục bản đồ địa chính, tài liệu thể hiện ranh giới thửa đất và các giấy tờ khác chứng minh nguồn gốc, quá trình sử dụng đất.

Theo điểm a khoản 1 Điều 105 Nghị định 102/2024/NĐ-CP, trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đơn yêu cầu hòa giải, UBND cấp xã có trách nhiệm thông báo bằng văn bản cho các bên tranh chấp và Văn phòng đăng ký đất đai hoặc Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai nơi có đất tranh chấp về việc thụ lý đơn. Trường hợp không thụ lý, UBND cấp xã phải thông báo bằng văn bản và nêu rõ lý do.

Người yêu cầu nên trình bày rõ vị trí, diện tích đất tranh chấp, diễn biến mâu thuẫn, yêu cầu cần giải quyết và căn cứ bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của mình. Việc cung cấp hồ sơ có hệ thống sẽ giúp cơ quan có thẩm quyền xác định đúng nội dung cần xác minh và hạn chế việc phải làm rõ lại các tình tiết của vụ việc.

Sau khi tiếp nhận hồ sơ, cán bộ chuyên trách sẽ kiểm tra tính hợp lệ và thẩm quyền xử lý. Trường hợp giấy tờ chưa đủ căn cứ chứng minh vị trí đất hoặc nguồn gốc sử dụng, người nộp đơn sẽ được hướng dẫn bổ sung tài liệu để phục vụ việc xác minh.

2.2. Quy trình thẩm tra, xác minh hiện trạng 

Sau khi thụ lý đơn, UBND cấp xã tiến hành thẩm tra, xác minh nguyên nhân phát sinh tranh chấp và thu thập các giấy tờ, tài liệu liên quan do các bên cung cấp. Nội dung xác minh tập trung vào nguồn gốc đất, quá trình quản lý, sử dụng đất, hiện trạng sử dụng và những tình tiết có liên quan trực tiếp đến nội dung tranh chấp.

Tùy tính chất vụ việc, việc xác minh có thể bao gồm kiểm tra thực địa, đối chiếu hồ sơ địa chính, làm rõ ranh giới và mốc giới giữa các thửa đất, rà soát giấy tờ về quyền sử dụng đất hoặc thu thập thông tin từ những người biết rõ về nguồn gốc và quá trình sử dụng đất. Đối với tranh chấp có dấu hiệu lấn, chiếm hoặc chồng lấn diện tích, việc đối chiếu bản đồ địa chính và hiện trạng thực tế có ý nghĩa quan trọng trong việc làm rõ căn cứ yêu cầu của các bên.

2.3. Thành lập Hội đồng hoà giải

Sau khi tiến hành các công việc cần thiết để xác minh nội dung tranh chấp, Chủ tịch UBND cấp xã thành lập Hội đồng hòa giải tranh chấp đất đai theo điểm a, b khoản 2 Điều 235 Luật Đất đai 2024. Hội đồng có trách nhiệm tổ chức hòa giải, phân tích nội dung tranh chấp và hỗ trợ các bên tìm kiếm phương án giải quyết phù hợp với quy định pháp luật.

Thành phần Hội đồng gồm: (điểm b khoản 2 Điều 235 Luật Đất đai 2024; điểm c khoản 1 Điều 105 Nghị định 102/2024/NĐ-CP)

• Chủ tịch Hội đồng: Chủ tịch/Phó Chủ tịch UBND xã.
• Đại diện Ủy ban Mặt trận Tổ quốc Việt Nam cấp xã.
• Công chức làm công tác địa chính
• Người sinh sống lâu năm, biết rõ về nguồn gốc và quá trình sử dụng thửa đất tranh chấp (nếu có)
• Đại diện tổ chức/cá nhân khác như người đại diện cộng đồng dân cư; người có uy tín trong khu vực; người có trình độ pháp lý; già làng; người biết rõ vụ việc; công chức Tư pháp – Hộ tịch cấp xã; đại diện của Hội Nông dân/Hội Phụ nữ/Hội Cựu chiến binh; Đoàn Thanh niên Công sản HCM cấp xã… (tùy tính chất vụ việc, Hội đồng có thể mời đại diện tổ chức, cá nhân khác có liên quan tham gia).

Việc thành lập Hội đồng nhằm bảo đảm quá trình hòa giải có sự tham gia của những người có trách nhiệm, chuyên môn và hiểu biết thực tế về khu vực đất tranh chấp. Qua đó, các bên có điều kiện trình bày quan điểm, làm rõ căn cứ pháp lý và thực tế, đồng thời xem xét phương án giải quyết trên cơ sở tự nguyện, tôn trọng quyền và lợi ích hợp pháp của nhau.

2.4. Tổ chức buổi hòa giải

UBND cấp xã tổ chức cuộc họp hòa giải với sự tham gia của các bên tranh chấp và thành phần Hội đồng theo quy định. Tại cuộc họp, các bên trình bày quan điểm, nêu yêu cầu, cung cấp tài liệu và làm rõ những nội dung còn bất đồng. Hội đồng hòa giải phân tích nguyên nhân phát sinh tranh chấp, giải thích quy định pháp luật có liên quan và hỗ trợ các bên tìm kiếm phương án giải quyết.

Trên tinh thần điểm c khoản 1 Điều 105 Nghị định 102/2024/NĐ-CP, việc hòa giải chỉ được tiến hành khi các bên tranh chấp đều có mặt; trường hợp một bên vắng mặt đến lần thứ hai thì được coi là hòa giải không thành. Vì vậy, các bên cần chủ động tham dự theo thông báo và chuẩn bị đầy đủ tài liệu để bảo vệ quan điểm của mình.

Kết quả hòa giải phải được lập thành biên bản theo điểm d khoản 2 Điều 235 Luật Đất đai 2024. Biên bản cần thể hiện đầy đủ thành phần tham dự, nội dung tranh chấp, kết quả hòa giải thành hoặc không thành và các nội dung liên quan theo quy định pháp luật. Trường hợp hòa giải không thành, các bên có thể tiếp tục yêu cầu cơ quan có thẩm quyền giải quyết tranh chấp theo Điều 236 Luật Đất đai 2024.

Đối với người có tranh chấp, việc rà soát nội dung biên bản trước khi ký, bảo đảm các ý kiến và kết quả được ghi nhận chính xác là cần thiết để tránh phát sinh bất đồng về sau và làm cơ sở cho bước giải quyết tiếp theo.

3. Giá trị pháp lý của biên bản hòa giải tranh chấp đất đai

Thủ tục hòa giải tranh chấp đất đai tại UBND cấp xã luôn kết thúc bằng việc lập văn bản ghi nhận kết quả làm việc của các bên. Văn bản này có ý nghĩa pháp lý quyết định phương thức giải quyết tiếp theo của vụ việc, đồng thời xác lập căn cứ chứng cứ quan trọng trước cơ quan tài phán.

Trường hợp các bên đạt được thỏa thuận, chính quyền địa phương sẽ lập biên bản hòa giải tranh chấp đất đai ghi nhận kết quả hòa giải thành và có chữ ký các bên tham gia hoà giải. Nếu nội dung thỏa thuận làm thay đổi ranh giới hoặc diện tích so với hồ sơ địa chính ban đầu, các bên cần dùng văn bản này để thực hiện thủ tục đăng ký biến động hoặc xin cấp đổi giấy tờ quyền sử dụng đất theo quy định.

 Ngược lại, nếu các bên bất đồng quan điểm, Hội đồng sẽ lập biên bản hòa giải tranh chấp đất đai không thành. Văn bản này là “chìa khóa pháp lý” bắt buộc để người khởi kiện nộp kèm hồ sơ gửi Tòa án có thẩm quyền. Mọi lời khai nhận, sự thừa nhận ranh giới hoặc lời nhượng bộ ghi nhận trong biên bản này đều trở thành chứng cứ không thể thu hồi khi ra phiên tòa.

Việc hiểu rõ bản chất quy trình hòa giải tranh chấp đất đai sẽ giúp người sử dụng đất chủ động kiểm soát nội dung biên bản, tránh tình trạng bị động trước các lập luận của phía đối phương.

4. Góc nhìn luật sư: Rủi ro khi tự hòa giải và thời điểm cần hỗ trợ

     Thủ tục hòa giải tranh chấp đất đai tại UBND cấp xã thường tiềm ẩn nhiều rủi ro về mặt chứng cứ nếu đương sự tự tham gia mà không có sự chuẩn bị pháp lý kỹ lưỡng. Nhiều người sử dụng đất vì thiếu kinh nghiệm tố tụng đã vô tình thừa nhận những tình tiết bất lợi hoặc ký tên vào văn bản khi chưa hiểu hết hệ quả ràng buộc.

     Theo kinh nghiệm xử lý hồ sơ thực tế tại Luật Sư Khánh, chúng tôi nhận thấy sai lầm phổ biến nhất của người dân là tự ý nộp toàn bộ tài liệu gốc hoặc phát ngôn theo cảm xúc tại phiên họp. Khi đã ký xác nhận vào biên bản với những nội dung bất lợi, việc khắc phục hoặc bác bỏ chứng cứ đó tại Tòa án sẽ vô cùng phức tạp và tốn kém.

     Do đó, người sử dụng đất cần biết rõ khi nào nên tìm luật sư tư vấn tranh chấp đất đai nhằm định hình phương án bảo vệ quyền lợi ngay từ khâu tiền tố tụng:

• Khi mâu thuẫn đất đai phức tạp, nguồn gốc sử dụng qua nhiều thời kỳ hoặc giấy tờ mua bán không rõ ràng.
• Khi phía đối phương có biểu hiện tẩu tán tài sản, xây dựng lấn chiếm hoặc thay đổi hiện trạng mốc giới.
• Khi bạn nhận được giấy mời hòa giải nhưng chưa nắm chắc điểm mạnh, điểm yếu trong hồ sơ chứng cứ của mình.
• Khi bạn cần luật sư tham gia phiên họp với tư cách người bảo vệ quyền lợi hoặc đại diện theo ủy quyền.

     Sự hiện diện của luật sư giúp bạn thu thập tài liệu địa chính đúng chuẩn, xây dựng hệ thống chứng cứ vững chắc và kiểm soát chặt chẽ từng câu chữ trong biên bản làm việc tại cơ sở.

     Nếu bạn đang đứng trước mâu thuẫn ranh giới hoặc nhận được thông báo hòa giải từ chính quyền địa phương, hãy liên hệ với Luật Sư Khánh qua hotline 0989794794 để được luật sư rà soát hồ sơ và định hướng bảo vệ quyền lợi kịp thời.

5. Câu hỏi thường gặp về Thủ tục hòa giải tranh chấp đất đai

*Lưu ý: Nội dung bài viết chỉ mang tính tham khảo, không thay thế cho ý kiến tư vấn pháp lý chính thức. Tùy theo hồ sơ, chứng cứ, thời điểm áp dụng pháp luật và tình tiết cụ thể của từng vụ việc mà hướng xử lý có thể khác nhau. Để được hỗ trợ phù hợp, vui lòng liên hệ với chúng tôi để được tư vấn.