Các bước thành lập doanh nghiệp là quy trình pháp lý bắt buộc để cá nhân, tổ chức có mong muốn kinh doanh hợp pháp tại Việt Nam. Năm 2026, với sự cập nhật của Luật Doanh nghiệp sửa đổi 2025, quy trình này có những điểm mới đáng chú ý, đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng về hồ sơ và nắm vững các thủ tục. Hiểu rõ từng giai đoạn sẽ giúp quý vị tối ưu hóa thời gian và tránh các sai sót không đáng có khi tiến hành thành lập công ty.
Trong bài viết này, Luật sư Khánh sẽ hướng dẫn chi tiết từ A-Z về quy trình thành lập công ty 2026, từ giai đoạn chuẩn bị thông tin, hồ sơ đến các thủ tục sau thành lập. Chúng tôi cũng sẽ lưu ý các vấn đề pháp lý quan trọng, đặc biệt là những thay đổi có hiệu lực trong năm tới, nhằm đảm bảo doanh nghiệp của bạn hoạt động đúng quy định ngay từ đầu.
1. Giai đoạn chuẩn bị thông tin trước khi thành lập doanh nghiệp
Trước khi bắt tay vào các thủ tục pháp lý, việc chuẩn bị kỹ lưỡng các thông tin nền tảng là bước đầu tiên và quan trọng nhất trong các bước thành lập doanh nghiệp. Điều này giúp định hình mô hình kinh doanh và đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật hiện hành.
1.1. Lựa chọn loại hình công ty phù hợp
Việc lựa chọn loại hình doanh nghiệp có ý nghĩa chiến lược, ảnh hưởng trực tiếp đến cơ cấu quản lý, trách nhiệm pháp lý của chủ sở hữu và khả năng huy động vốn. Các loại hình phổ biến tại Việt Nam bao gồm:
- Công ty trách nhiệm hữu hạn (TNHH): Gồm Công ty TNHH Một thành viên và Công ty TNHH Hai thành viên trở lên. Đặc điểm chính là chủ sở hữu hoặc thành viên chỉ chịu trách nhiệm trong phạm vi số vốn đã góp vào công ty.
- Công ty cổ phần: Loại hình phù hợp cho doanh nghiệp có nhu cầu huy động vốn rộng rãi từ nhiều nhà đầu tư thông qua việc phát hành cổ phiếu. Cổ đông chỉ chịu trách nhiệm trong phạm vi số vốn cổ phần đã góp.
- Doanh nghiệp tư nhân: Do một cá nhân làm chủ và tự chịu trách nhiệm bằng toàn bộ tài sản của mình về mọi hoạt động của doanh nghiệp. Đây là loại hình đơn giản nhất, ít yêu cầu về thủ tục nhưng rủi ro cao cho chủ sở hữu. Tìm hiểu thêm về điều kiện thành lập doanh nghiệp tư nhân.
- Công ty hợp danh: Yêu cầu ít nhất hai thành viên hợp danh là cá nhân, chịu trách nhiệm bằng toàn bộ tài sản của mình. Có thể có thêm thành viên góp vốn chỉ chịu trách nhiệm hữu hạn.
Mỗi loại hình có ưu và nhược điểm riêng, phù hợp với quy mô và định hướng phát triển khác nhau. Doanh nghiệp cần cân nhắc kỹ lưỡng để chọn loại hình tối ưu.
1.2. Đặt tên doanh nghiệp, địa chỉ trụ sở và ngành nghề kinh doanh
Đây là những thông tin bắt buộc và cần được xác định rõ ràng, tuân thủ quy định pháp luật để tránh sai sót khi đăng ký. Tên doanh nghiệp phải đáp ứng các yêu cầu về: tên tiếng Việt, tên viết tắt, tên tiếng nước ngoài (nếu có), không trùng lặp hoặc gây nhầm lẫn với doanh nghiệp khác đã đăng ký, không vi phạm chuẩn mực đạo đức xã hội.
Địa chỉ trụ sở chính phải là địa chỉ rõ ràng, có số nhà, ngách, hẻm, ngõ, đường hoặc phố, thôn, xóm, ấp, xã, phường, thị trấn, tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương. Đặc biệt, từ năm 2026, Luật Doanh nghiệp sửa đổi 2025 sẽ có những quy định chặt chẽ hơn về việc sử dụng căn hộ chung cư làm trụ sở công ty. Doanh nghiệp cần lưu ý không sử dụng các địa chỉ không hợp pháp hoặc có thể bị xử phạt hành chính.
Ngành nghề kinh doanh phải được mã hóa theo hệ thống ngành kinh tế Việt Nam và phải tuân thủ điều kiện kinh doanh ngành nghề có điều kiện (nếu có).
1.3. Xác định mức vốn điều lệ và người đại diện theo pháp luật
Vốn điều lệ là tổng giá trị tài sản do các thành viên hoặc cổ đông cam kết góp và được ghi trong điều lệ công ty. Mức vốn điều lệ cần phù hợp với quy mô và ngành nghề kinh doanh. Một số ngành nghề có điều kiện sẽ yêu cầu mức vốn pháp định tối thiểu.
Người đại diện theo pháp luật là cá nhân nhân danh doanh nghiệp thực hiện các quyền và nghĩa vụ phát sinh từ giao dịch của doanh nghiệp, đại diện doanh nghiệp với tư cách nguyên đơn, bị đơn, người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan trước Trọng tài, Tòa án và thực hiện các quyền và nghĩa vụ khác theo quy định của pháp luật. Việc chỉ định người đại diện theo pháp luật cần tuân thủ các quy định về điều kiện tiêu chuẩn.
2. Các bước chuẩn bị hồ sơ đăng ký kinh doanh chi tiết
Sau khi hoàn tất giai đoạn chuẩn bị thông tin, bước tiếp theo trong các bước thành lập doanh nghiệp là chuẩn bị hồ sơ đăng ký kinh doanh. Hồ sơ phải được lập chính xác, đầy đủ theo quy định của Luật Doanh nghiệp và các văn bản hướng dẫn.
2.1. Thành phần hồ sơ đối với Công ty TNHH và Công ty Cổ phần
Hồ sơ đăng ký thành lập Công ty TNHH và Công ty Cổ phần thường bao gồm:
- Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp: Theo mẫu.
- Điều lệ công ty: Là văn bản quan trọng quy định tổ chức, hoạt động, quyền và nghĩa vụ của công ty và các thành viên/cổ đông.
- Danh sách thành viên/cổ đông sáng lập: Cần ghi rõ họ tên, địa chỉ, quốc tịch, loại giấy tờ pháp lý của từng thành viên/cổ đông.
- Bản sao hợp lệ các giấy tờ sau:
- Đối với cá nhân: Chứng minh nhân dân/Căn cước công dân/Hộ chiếu của chủ sở hữu, thành viên hoặc cổ đông sáng lập và người đại diện theo pháp luật.
- Đối với tổ chức: Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc tài liệu tương đương; văn bản ủy quyền và giấy tờ pháp lý của người đại diện theo ủy quyền.
- Văn bản xác nhận vốn pháp định của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền đối với doanh nghiệp kinh doanh ngành, nghề yêu cầu vốn pháp định.
- Bản sao hợp lệ Chứng chỉ hành nghề của cá nhân đối với doanh nghiệp kinh doanh ngành, nghề yêu cầu phải có chứng chỉ hành nghề.
2.2. Hồ sơ dành cho doanh nghiệp tư nhân và công ty hợp danh
Đối với Doanh nghiệp tư nhân, hồ sơ đơn giản hơn, bao gồm:
- Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp.
- Bản sao hợp lệ Chứng minh nhân dân/Căn cước công dân/Hộ chiếu của chủ doanh nghiệp tư nhân.
Đối với Công ty hợp danh, hồ sơ cần có thêm:
- Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp.
- Điều lệ công ty.
- Danh sách thành viên hợp danh và thành viên góp vốn.
- Bản sao hợp lệ giấy tờ pháp lý của từng thành viên.
Luật sư Khánh khuyến nghị các nhà đầu tư nước ngoài hoặc doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài tìm hiểu kỹ về các quy định riêng để thành lập doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài. Hoặc tham khảo bài viết Hồ sơ đăng ký thành lập các loại hình doanh nghiệp để kiểm tra chi tiết thành phần hồ sơ cần chuẩn bị.
3. Quy trình thực hiện thủ tục nộp hồ sơ và nhận kết quả
Quá trình nộp hồ sơ và nhận kết quả đăng ký kinh doanh hiện nay đã được thực hiện online, giúp các bước thành lập doanh nghiệp diễn ra nhanh chóng và thuận tiện hơn.
3.1. Hình thức nộp hồ sơ trực tuyến qua Cổng thông tin quốc gia
Theo Luật Doanh nghiệp và các quy định hiện hành, doanh nghiệp có thể thực hiện thủ tục nộp hồ sơ đăng ký kinh doanh trực tuyến thông qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Đây là hình thức được khuyến khích vì tính tiện lợi, tiết kiệm thời gian và chi phí đi lại.
Để nộp hồ sơ trực tuyến, doanh nghiệp cần có:
- Tài khoản đăng ký trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
- Chữ ký số công cộng hoặc tài khoản đăng ký kinh doanh.
- Hồ sơ được số hóa và chuẩn bị đúng định dạng yêu cầu.
Sau khi hồ sơ được nộp, chuyên viên tại Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Tài chính sẽ kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ và thông báo kết quả qua email hoặc trên tài khoản đăng ký doanh nghiệp.
3.2. Thời hạn xử lý và nhận Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp
Thời hạn xử lý hồ sơ đăng ký doanh nghiệp là 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ. Nếu hồ sơ không hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ có thông báo hướng dẫn sửa đổi, bổ sung bằng văn bản, trong đó nêu rõ lý do và các yếu tố cần bổ sung hoặc chỉnh sửa. Sau khi hồ sơ được chấp thuận, doanh nghiệp sẽ nhận được Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
4. Các thủ tục pháp lý và tài chính bắt buộc sau khi thành lập
Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp là “giấy khai sinh” của công ty, nhưng để doanh nghiệp có thể hoạt động hợp pháp, còn một số thủ tục pháp lý và tài chính bắt buộc khác phải hoàn thành. Các công việc cần làm gồm:
- Khắc con dấu, treo bảng hiệu và đăng bố cáo thành lập
-
Mở tài khoản ngân hàng và đăng ký chữ ký số (Token)
-
Thủ tục khai thuế ban đầu
Bàn có thể tham khảo chi tiết tại bài viết: Việc cần làm sau khi thành lập doanh nghiệp để thực hiệp đầy đủ, tránh rủi ro pháp lý và đảm bảo hoạt động kinh doanh trơn tru, hiệu quả.
Việc nắm vững các bước thành lập doanh nghiệp và thực hiện đúng quy trình là yếu tố then chốt để thành công bước đầu. Từ việc lựa chọn loại hình, chuẩn bị hồ sơ đến hoàn tất các thủ tục sau thành lập, mỗi giai đoạn đều đòi hỏi sự chính xác và tuân thủ pháp luật. Với sự hỗ trợ từ công ty luật sư tư vấn thành lập doanh nghiệp tại Luật sư Khánh, quý vị sẽ có thể hoàn thành quy trình thành lập công ty một cách bài bản, sẵn sàng cho hành trình khởi nghiệp.
*Lưu ý: Nội dung bài viết chỉ mang tính tham khảo, không thay thế cho ý kiến tư vấn pháp lý chính thức. Tùy theo hồ sơ, chứng cứ, thời điểm áp dụng pháp luật và tình tiết cụ thể của từng vụ việc mà hướng xử lý có thể khác nhau. Để được hỗ trợ phù hợp, vui lòng liên hệ với chúng tôi để được tư vấn.
