Khi một người qua đời để lại tài sản, những người thừa kế cần thực hiện thủ tục lập văn bản phân chia di sản thừa kế để xác lập quyền sở hữu hợp pháp đối với phần tài sản mình được nhận. Đây là bước pháp lý không thể bỏ qua, đặc biệt khi di sản là bất động sản hoặc tài sản có giá trị lớn cần đăng ký quyền sở hữu sau đó.
Từ ngày 01/7/2025, Luật Công chứng 2024 chính thức có hiệu lực, mang theo một số thay đổi đáng chú ý về hồ sơ, quy trình và trách nhiệm của công chứng viên trong việc thụ lý loại văn bản này.
1. Quyền thừa kế và bản chất của văn bản phân chia di sản
1.1. Di sản thừa kế theo quy định của Bộ luật Dân sự
Theo Điều 612 Bộ luật Dân sự 2015, di sản bao gồm tài sản riêng của người chết, phần tài sản của người chết trong tài sản chung với người khác. Đây là phạm vi tài sản làm căn cứ để xác định di sản trước khi tiến hành phân chia.
Một điểm cần lưu ý là di sản chỉ bao gồm phần tài sản thực sự thuộc về người đã mất mà không phải toàn bộ tài sản đứng tên người đó. Nếu tài sản là sở hữu chung với vợ hoặc chồng, phần di sản chỉ là một nửa trong khối tài sản chung đó.
1.2. Quyền của người thừa kế theo di chúc và theo pháp luật
Người thừa kế dù theo di chúc hay theo pháp luật thì đều có quyền yêu cầu công chứng văn bản phân chia di sản thừa kế sau khi người để lại di sản qua đời. Đây là quyền dân sự được pháp luật bảo vệ, không phụ thuộc vào việc các bên có tranh chấp hay không.
Việc lập văn bản phân chia di sản thể hiện sự thỏa thuận tự nguyện giữa những người thừa kế về cách chia tài sản. Khi đã được công chứng, văn bản này có giá trị pháp lý để thực hiện các thủ tục sang tên, đăng ký quyền sở hữu tiếp theo. Trong trường hợp phát sinh tranh chấp di sản thừa kế giữa các bên, văn bản công chứng cũng là tài liệu quan trọng để bảo vệ quyền lợi.
2. Hồ sơ yêu cầu công chứng văn bản phân chia di sản thừa kế
2.1. Nhóm giấy tờ nhân thân và tài sản chung
Theo quy định tại Điều 42 và Điều 43 Luật Công chứng 2024, hồ sơ yêu cầu công chứng văn bản phân chia di sản thừa kế bao gồm các giấy tờ cơ bản sau:
- Phiếu yêu cầu công chứng theo mẫu
- Dự thảo văn bản phân chia di sản (nếu người yêu cầu tự soạn thảo)
- Giấy tờ nhân thân của tất cả những người thừa kế: căn cước công dân hoặc hộ chiếu còn hiệu lực
- Giấy tờ chứng minh quyền sở hữu, quyền sử dụng tài sản là di sản
Một điểm thực tế cần lưu ý: nếu người yêu cầu không tự soạn thảo văn bản, công chứng viên hoặc tổ chức hành nghề công chứng sẽ là người soạn thảo theo đề nghị. Khi đó, hồ sơ không cần có dự thảo văn bản từ trước.
2.2. Nhóm giấy tờ đặc thù chứng minh quyền thừa kế và người để lại di sản
Ngoài nhóm giấy tờ chung, người yêu cầu còn phải cung cấp các tài liệu làm rõ quan hệ thừa kế và tình trạng của người để lại di sản, bao gồm:
- Giấy chứng tử của người để lại di sản
- Di chúc (nếu có) hoặc giấy tờ chứng minh quan hệ nhân thân với người để lại di sản (giấy khai sinh, sổ hộ khẩu…)
- Giấy tờ liên quan đến tình trạng hôn nhân của người để lại di sản (nếu cần xác định tài sản chung)
Theo Điều 59 Luật Công chứng 2024, công chứng viên có trách nhiệm kiểm tra toàn bộ hồ sơ, xác minh tính xác thực của các giấy tờ trước khi thụ lý và thực hiện các bước tiếp theo.
2.3. Quy định về khai thác dữ liệu dân cư để đơn giản hóa hồ sơ
Một điểm mới đáng chú ý trong Luật Công chứng 2024 là quy định cho phép khai thác cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư để xác minh thông tin nhân thân. Điều này có nghĩa trong nhiều trường hợp, người yêu cầu công chứng không cần phải nộp bản sao giấy tờ nhân thân riêng lẻ mà thay vào đó, công chứng viên có thể tra cứu và đối chiếu thông tin trực tiếp từ hệ thống dữ liệu điện tử.
Quy định này giúp giảm bớt đáng kể gánh nặng giấy tờ cho người dân, đồng thời tăng tính chính xác trong quá trình xác minh nhân thân của các bên liên quan.
3. Quy trình thực hiện công chứng và niêm yết từ 01/7/2025
3.1. Tiếp nhận và kiểm tra tính xác thực của hồ sơ
Sau khi nhận đủ hồ sơ, công chứng viên tiến hành kiểm tra tính hợp lệ và xác thực của từng tài liệu. Nếu phát hiện hồ sơ chưa đầy đủ hoặc cần làm rõ, công chứng viên sẽ thông báo để người yêu cầu bổ sung.
Trong trường hợp có dấu hiệu nghi ngờ về tính xác thực của giấy tờ, công chứng viên có quyền và trách nhiệm tiến hành xác minh hoặc yêu cầu giám định. Đây là cơ chế kiểm soát quan trọng nhằm bảo vệ quyền lợi của tất cả những người thừa kế, kể cả những người vắng mặt.
3.2. Thủ tục niêm yết công khai tại địa phương
Sau khi thụ lý hồ sơ, tổ chức hành nghề công chứng có trách nhiệm gửi thông báo đến UBND cấp xã nơi thường trú hoặc tạm trú cuối cùng của người để lại di sản để niêm yết công khai. Việc niêm yết được thực hiện trong thời hạn 15 ngày.
Mục đích của bước này là để những người thừa kế hoặc người có quyền lợi liên quan chưa tham gia vào hồ sơ có cơ hội được biết và phản đối nếu có căn cứ. UBND cấp xã đóng vai trò là đơn vị thực hiện niêm yết, không phải là cơ quan xét duyệt hay phê duyệt nội dung phân chia.
Sau khi hết thời hạn niêm yết mà không có khiếu nại hoặc phản đối, quy trình công chứng mới được tiến hành các bước tiếp theo.
3.3. Ký văn bản và giá trị pháp lý sau công chứng
Khi hồ sơ đã hoàn tất và thời gian niêm yết kết thúc, tất cả những người thừa kế ký tên vào văn bản phân chia di sản trước mặt công chứng viên. Công chứng viên ký xác nhận và đóng dấu của tổ chức hành nghề công chứng.
Văn bản phân chia di sản thừa kế sau khi được công chứng có giá trị pháp lý đầy đủ để làm căn cứ thực hiện các thủ tục đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng tài sản. Đây là cơ sở để cơ quan đăng ký đất đai, công chứng sang tên hoặc cơ quan thuế tiếp nhận và giải quyết các thủ tục liên quan tiếp theo.
4. Những lưu ý quan trọng theo Luật Công chứng 2024
4.1. Áp dụng thủ tục đối với trường hợp chỉ có duy nhất một người thừa kế
Một điểm dễ bị bỏ qua là: ngay cả khi chỉ có một người thừa kế duy nhất, thủ tục công chứng văn bản thừa kế vẫn phải được thực hiện theo quy trình tương tự, bao gồm cả bước niêm yết tại UBND cấp xã.
Lý do là thủ tục niêm yết không chỉ phục vụ việc phân chia giữa nhiều người, mà còn để xác nhận công khai rằng không có người thừa kế nào khác có quyền lợi bị bỏ sót. Vì vậy, việc chỉ có một người thừa kế không phải lý do để bỏ qua các bước này.
Đặc biệt, Luật Công chứng 2024 đã bỏ thủ tục công chứng Văn bản khai nhận di sản – thủ tục được thực hiện trong trường hợp có một người thừa kế duy nhất ở Luật Công chứng 2014. Kể từ ngày 01/07/2025, trường hợp chỉ có một người thừa kế duy nhất cũng thực hiện chung thủ tục công chứng Văn bản phân chia di sản thừa kế.
Người thừa kế duy nhất nên lưu ý điều này để tránh mất thời gian khi chuẩn bị hồ sơ theo cách không đúng quy trình. Nếu chưa chắc chắn về quyền từ chối hay nhận di sản trong tình huống cụ thể, có thể tham khảo thêm về quy định từ chối nhận di sản thừa kế để hiểu rõ hơn quyền lựa chọn của mình.
4.2. Trách nhiệm xác minh và quyền từ chối công chứng của công chứng viên
Theo Luật Công chứng 2024, công chứng viên không chỉ là người làm thủ tục mà họ còn có trách nhiệm chủ động xác minh tính xác thực và tính hợp pháp của hồ sơ. Trong trường hợp cần thiết, công chứng viên có thể yêu cầu giám định giấy tờ hoặc trực tiếp xác minh thông tin tại địa phương.
Quan trọng hơn, công chứng viên có quyền từ chối công chứng nếu phát hiện hồ sơ có dấu hiệu giả mạo, không đủ cơ sở xác thực hoặc có yếu tố vi phạm pháp luật. Đây là cơ chế bảo vệ quyền lợi cho tất cả các bên, đồng thời đặt ra yêu cầu minh bạch và trung thực ngay từ giai đoạn chuẩn bị hồ sơ.
Người yêu cầu công chứng cần hiểu rằng sự phối hợp trung thực và đầy đủ trong quá trình cung cấp hồ sơ không chỉ là nghĩa vụ pháp lý mà còn là điều kiện để thủ tục được thông qua thuận lợi.
5. Góc nhìn Luật sư Khánh: Thực thi Luật Công chứng 2024 trong phân chia di sản
Từ góc độ thực tiễn, Văn bản phân chia di sản theo Luật Công chứng 2024 là bước tiến trong việc đơn giản hoá thủ tục hành chính khi đã gộp thủ tục công chứng Văn bản khai nhận di sản và Văn bản thoả thuận phân chia di sản với nhau.
Luật Công chứng 2024 đã có những điều chỉnh nhằm tăng trách nhiệm của công chứng viên trong việc kiểm tra, xác minh hồ sơ, đồng thời siết chặt hơn quy trình niêm yết để bảo vệ quyền lợi của những người thừa kế có thể chưa biết về việc phân chia.
Điểm đáng chú ý là quy định về niêm yết không chỉ mang tính hình thức. Nếu thực hiện không đúng địa điểm, thời hạn hoặc không có biên bản xác nhận hợp lệ, toàn bộ quá trình công chứng sau đó có thể bị đặt dấu hỏi về tính pháp lý. Đây là điểm mà nhiều người thực hiện tự phát, không qua tư vấn, thường bỏ sót không thực hiện.
Việc lập văn bản phân chia di sản thừa kế là thủ tục pháp lý quan trọng nên cần sự chặt chẽ, đòi hỏi quá trình chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, đúng quy định, đáp ứng điều kiện theo từng bước: từ kiểm tra hồ sơ, niêm yết tại UBND cấp xã đến ký kết và công chứng. Luật Công chứng 2024 có hiệu lực từ ngày 01/7/2025 đã phần nào hỗ trợ giải quyết khó khăn của người dân trong quá trình chuẩn bị hồ sơ thông qua cập nhật một số điểm mới, đặc biệt về khai thác dữ liệu dân cư và trách nhiệm xác minh của công chứng viên.
Nếu bạn đang cần hỗ trợ tư vấn và thực hiện thủ tục phân chia di sản thừa kế, hãy liên hệ với Luật sư thừa kế để được giải đáp cụ thể theo từng trường hợp.
- Hotline: 0989794794
- Email: luatsukhanh.hcm@gmail.com
- Địa chỉ: Số 29 Đường số 55, phường An Khánh, Tp. Hồ Chí Minh
Tên gọi của hai loại văn bản trong hồ sơ di sản dễ khiến người trong cuộc làm ngược thứ tự. Một bên xác lập việc người thừa kế đứng ra nhận phần của mình, một bên ghi nhận các đồng thừa kế thống nhất chia tài sản ra sao — công dụng khác nhau, không thay thế cho nhau được. Trường hợp chỉ có một người hưởng toàn bộ, hồ sơ đi theo hướng khai nhận trước khi phân chia mà không cần thêm bước thỏa thuận. Ngược lại, khi có nhiều người cùng hàng, văn bản buộc phải nêu rõ ai nhận hiện vật, ai nhận giá trị và ai làm thủ tục đăng ký. Chuẩn bị sai loại văn bản là lý do phổ biến khiến hồ sơ bị trả lại; các tình huống mẫu nằm ở các bài viết pháp luật thừa kế.
*Lưu ý: Nội dung bài viết chỉ mang tính tham khảo, không thay thế cho ý kiến tư vấn pháp lý chính thức. Tùy theo hồ sơ, chứng cứ, thời điểm áp dụng pháp luật và tình tiết cụ thể của từng vụ việc mà hướng xử lý có thể khác nhau. Để được hỗ trợ phù hợp, vui lòng liên hệ với chúng tôi để được tư vấn.
